Como estão os processos internos na sua empresa?

Porém, de nada adianta tentar colocar esse conceito em prática se você não souber qual é o embasamento para que ele exista.

Assim, entender a teoria por trás desse processo é o primeiro passo para que você melhorar as operações dentro da sua empresa. Vamos compreender, então, afinal o que é BackOffice?

Operacionalização de primeira

Pense nos processos e na maneira como os setores funcionam e se comunicam dentro da empresa na qual você trabalha.

Vamos supor que um cliente entre em contato e faça um pedido. O setor de vendas confirma a existência de disponibilidade do produto junto ao estoque e, caso a resposta seja positiva, o financeiro emite a nota e fatura o pagamento.

Ainda, deve haver um setor encarregado por separar o produto no estoque, outro por prepará-lo para o envio e, por fim, a entrega propriamente dita.

Trata-se de um longo caminho, mas que funciona de forma ordenada – ou ao menos deveria – para que você possa otimizar todos os fluxos e ganhar om máximo de tempo em cada etapa.

Porém, se alguma coisa der errado sua empresa tem um plano B? Que operação de retaguarda você faria, por exemplo, caso não exista disponibilidade de entrega no prazo combinado? Atrasar não é uma opção.

A solução, nesse caso, é recorrer ao BackOffice. É ele quem vai garantir que, mesmo em uma situação adversa, a qualidade do trabalho será mantida, agindo como uma contingência.

Definindo BackOffice

O termo em inglês “BackOffice”, em uma tradução direta, pode significar algo como “por trás do escritório”.

E essa é justamente a ideia. Trata-se de uma espécie de retaguarda que permite solucionar problemas imediatos, ainda que esses setores não tenham contato direto com o cliente.

São operações de contingência feitas internamente para que o resultado final seja o melhor possível para o comprador.

Todos os departamentos que dão suporte ao funcionamento da empresa podem ser considerados como BackOffice. Nessa lista podemos incluir os profissionais de contabilidade, de recursos humanos, os técnicos de informática e assim por diante.

Eles não produzem diretamente e nem atendem ao cliente, mas dão subsídios para que aqueles que têm esse papel o desempenhem da melhor maneira possível.

Em geral, os funcionários ligados aos setores de back office reportam-se diretamente para um administrador. Curiosamente, esse é um trabalho que pode “não aparecer” aos olhos de muitos.

Sabe aquela coisa de que só nos lembramos do profissional de TI quando a internet não está funcionando? Ou seja, quando tudo está indo muito bem é sinal que o trabalho deles está sendo feito de forma exemplar.

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Por que o BackOffice é importante para a sua empresa?

Quando uma companhia tem processos muitos claros, qualquer item que saia do script pode significar um problema, gerando até mesmo uma reação em cadeia. Como uma espécie de controle de qualidade, os profissionais de áreas de back office têm a missão de identificar esses problemas e solucioná-los antes que eles virem uma bola de neve ou, ainda pior, impactem de alguma forma no produto final que será recebido pelo cliente.

BackOffice denomina o núcleo do sistema, as instruções que o próprio sistema gerencia e que não são atributos do usuário final. Possuindo tarefas específicas, coordena as atividades necessárias ao usuário, gerenciando as operações, seja de uma loja, empresa ou mesmo um web site.

O BackOffice tornou-se tão necessário no mundo informatizado que até já possui um profissional específico, o analista de BackOffice, que faz a análise dos processos internos do sistema, cria os relatórios operacionais e gerenciais, dá o tratamento necessário às reclamações ou solicitações de clientes e faz todo o serviço de suporte aos funcionários do Front Office.

Também entre suas obrigações muitas vezes está o tratamento de e-mails e a manutenção e atualização dos arquivos do sistema, que devem estar sempre em perfeitas condições para o atendimento, produção, vendas ou prestação de serviços.

Dessa forma, é de suma importância não apenas organizar a estrutura, mas também torná-la informatizada e ordenada de tal forma que quando uma ponta do processo falhar exista de imediato alternativas para que o fluxo possa seguir adiante.

Em resumo: ter um BackOffice competente é estar preparado para não dar chance para o azar. Como diz o ditado, “é melhor prevenir do que remediar”.